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O que é nota fiscal e para que ela serve?

Todos os empresários sabem que as empresas precisam cumprir com várias obrigações fiscais, uma delas é o envio para os órgãos públicos de todas as informações de faturamento. Desde que opta por abrir um negócio, é importante ter conhecimento sobre essas obrigações. Todo negócio, segundo a Lei nº 8.846, é obrigado a fazer registro de seus números, e a forma mais comum é através da nota fiscal.

Neste artigo falaremos sobre a nota fiscal, para que você saiba tudo o que a envolve.

Afinal, o que é a nota fiscal?

A nota fiscal, ou NF, é um documento cuja função é registrar todas as vendas de sua empresa. Todas as vezes que você receber algum pagamento, ele precisa estar devidamente registrado, tanto para sua empresa como para o cliente, que tem direito de receber essa nota.

Mesmo que o cliente não forneça seus dados, ainda assim a emissão é obrigatória. Note que há municípios que não permitem esse tipo de emissão sem dados, portanto, em caso de dúvidas, consulte o órgão emissor (Prefeitura) de sua cidade.

Importância da Nota Fiscal

A Nota Fiscal parece apenas um documento simples, mas com ela é possível realizar a contabilidade, calcular impostos, estimar faturamento e até organizar o estoque.

O fato de não emitir a nota fiscal, em contrapartida, pode acarretar em problemas fiscais para a sua empresa, que vai desde dificuldades na gestão financeira até sonegação fiscal.

Emissão da Nota Fiscal

A emissão da nota fiscal é feita com base na natureza do serviço prestado pela empresa, definido pelo CNAE ao formalizar o negócio. O CNAE é a classificação de atividades exercidas pelas empresas. Ao emitir uma nota fiscal, a prefeitura da sua cidade vai solicitar que identifique o serviço prestado. Mesmo que sua empresa possua mais de um CNAE, apenas um deles poderá ser indicado na emissão.

Em questão de obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, a única exceção é o microempreendedor individual, ou MEI. Caso o MEI venda diretamente a uma pessoa física, ele não precisa emitir nota fiscal, embora seja o mais correto na formalização junto à receita.

Erros na hora de emitir nota fiscal

É preciso lembrar que, quando se trata de obrigações fiscais e contábeis, deve-se ter uma atenção especial, pois erros podem acarretar diversos problemas, como já citamos.

Um dos erros mais frequentes que os empresários cometem é escolher o tipo errado de Certificado Digital, e quando uma empresa escolhe errado, pode ter que comprar outro. Isso porque, por exemplo, o que possibilita a automação das notas é o certificado A1 digital, que precisa ser instalado no computador. Em compensação, o A3 é físico, tipo um pendrive, que precisa ser plugado no computador para uso. Sempre peça ajuda a seu contador na hora de escolher as opções.

Um outro ponto importante é a nota fiscal eletrônica. Ela pode ser apresentada em forma de documento físico, que chama-se DANFE (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica), que não possui validade jurídica. Portanto, precisa ser enviado ao cliente a NF, e não apenas o DANFE.

Mais um erro é emitir uma única nota fiscal no mês. Apesar de poder calcular imposto sobre essa nota, o correto é que sejam emitidas notas a cada venda e cliente, até para facilitar futuras verificações.

Tipos de Nota Fiscal

As notas fiscais apresentam-se em três tipos:

1. NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, usada por empresas que prestam serviços.
2. NFC-e, ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, que substitui o cupom fiscal, portanto muito usada no varejo.
3. NF-e, ou Nota Fiscal de Produto Eletrônica, usada para venda de produtos, tanto em ambiente físico como virtual.

Sonegação

A identificação de sonegação é feita através da Lei 4.729/1965, que em uma de suas definições diz que sonegação é “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por ler.”

Isso quer dizer que, se sua empresa vende um valor e emite nota fiscal com outro, é considerado crime, o que vale também para não emissão de nota fiscal, que seria enquadrado como sonegação fiscal.

Portanto, fique atento e sempre emita suas notas, de preferência identificando o cliente. Assim, a Receita Federal terá todas as informações caso seja necessário averiguar sua empresa.

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