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Por que emitir uma ordem de serviço?

A Ordem de Serviço, que é abreviada comumente com a sigla OS, nada mais é do que formalizar o serviço que será prestado a um cliente.

No processo, o cliente comunica o que necessita (ou há casos em que o colaborador vai até o cliente e ele vistoria e repassa o que será necessário fazer) e tudo é colocado em uma ordem de serviço, que é distribuída para todos os envolvidos no processo.

A Ordem de Serviço traz todos os detalhes e informações que são necessários para o planejamento e execução do serviço, incluindo todos os dados do cliente, local de atendimento, etc.

Ela serve para que a empresa consiga ter uma organização e não haver falhas de atendimento, mapeando riscos e ainda dando autorização do cliente para a empresa prosseguir com o combinado.

É através do uso das Ordens de Serviço que a empresa consegue gerenciar dados importantes dos serviços, e atuar com a comunicação assertiva entre todos os departamentos envolvidos no processo. Todos tendo acesso aos detalhes, fica muito mais fácil prestar um serviço de qualidade e sem margem de erro, garantindo satisfação do cliente, boa reputação da empresa, minimizando riscos e retrabalho. Como ela tem também as preferências do cliente, isso possibilita um atendimento mais personalizado.

Nesse artigo vamos discorrer sobre a importância das Ordens de Serviço para sua empresa e como fazer esse documento.

Mas por que devo emitir uma Ordem de Serviço?

Como já mencionamos, a Ordem de Serviço é um documento com múltipla importância: para a empresa, pois organiza os dados importantes e mantém o fluxo de serviços em andamento; para o colaborador, que recebe exatamente o que precisa ser executado e para o cliente, que tem uma garantia de que sua necessidade será atendida.

Dependendo da empresa, a Ordem de Serviço pode ser emitida tanto pelo gestor do departamento quanto pelo colaborador responsável pelo atendimento ao cliente. Ela descreverá: serviço a ser executado, data e/ou duração, materiais necessários e quaisquer informações relevantes, incluindo o cálculo do preço da mão-de-obra e materiais inclusos.

A Ordem de Serviço precisa também garantir boas condições de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) e os Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s), de uso obrigatório.

Uma Ordem de Serviço começa com as informações passadas pelo cliente, e avaliação do técnico com parecer. Ali, inclui-se todo o material necessário, quais processos serão executados e os seus valores. A descrição de valores é de suma importância, pois além da Ordem de Serviço garantir exatamente o que será executado, os gestores e clientes precisam calcular com exatidão os gastos envolvidos, além de controlar o estoque ou efetuar compra de material por parte da empresa, se for o caso, o que também impacta no tempo de serviço.

Por isso, é importante que tudo seja descrito com exatidão, porque uma vez que a Ordem de Serviço é emitida, a empresa será cobrada pelo cliente pelo cumprimento do acordo.

A Ordem de Serviço, portanto, possibilita a requisição de material com fornecedores, a melhora da gestão financeira da empresa, com controle de estoque e previsão de recebimento, comunicação com setores, etc.

Lembrando que a Ordem de Serviço muda a cada tipo de negócio, adaptando-se à necessidade da empresa.

Legislação

A emissão de Ordem de Serviço não é apenas um processo que a empresa decide implantar. Ela está prevista em lei, pois garante a Segurança do Trabalho para os colaboradores, uma vez que descreve tarefas específicas que cada um precisa executar. Portanto, ela pode e deve ser adotada como norma interna de garantia da Segurança do Trabalho.

Ela consta do Capítulo V da CLT, no Decreto Lei 5542/43 de 1943, artigo 157 e inciso II; segundo ele, cabe à empresa
II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

Como criar uma ordem de serviço?

Já mencionamos que a Ordem de Serviço pode variar de acordo com a necessidade e os processos de cada empresa, a depender da área de atuação e tarefas a serem executadas. Uma coisa que, no entanto, é comum para todas as situações é que cada Ordem de Serviço tenha um número, para que seja fácil a identificação.

Além do número (único para cada uma), a OS precisa conter a data de criação e o responsável, com devido cargo e ter campos para que todas as informações possam ser devidamente inseridas, para cada setor responsável que tomará parte naquela prestação de serviço. Também precisará ter campo para assinatura do responsável, e há casos em que em cada etapa assina-se a OS, assim temos o controle maior da eficiência de cada etapa e seu colaborador, o que nos dá oportunidades de melhoria.

Não há um formato padrão que sua OS precisa adotar, visto que ela deverá ser elaborada para que a sua empresa se adapte e tenha controle como melhor convier. Mas existem requisitos que precisam constar em seu documento:

• Número da OS
• Local, data e hora da criação
• Nome e cargo do responsável pela criação
• Descritivo completo do serviço a ser realizado
• Materiais e mão de obra necessários com valores unitários
• Valor total
• Forma de pagamento
• Quantidade de tempo para execução

Apesar de termos falado bastante sobre serviços, a OS pode também ser usada para produtos, especialmente em ambientes de produção, onde existe processos de fabricação; nesse universo, ela é usada para sinalizar o início do processo de fabricação e está atrelada a uma lista de materiais, devendo, portanto conter:

• Quantidade de produtos a serem fabricados
• Lista de matérias-primas necessárias com quantidade e valores
• Quais trabalhos serão necessários com valor e montante
• Taxa e quantidade de utilização de máquinas

Além disso, atente-se a outros pontos que precisamos explicar em relação à Ordem de Serviço:

1. Data de emissão
Todo documento emitido precisa conter a data da emissão e assinatura, pois ele é a prova de que foi emitido antes da execução do serviço.

2. Revisão
Importante datar revisões e alterações para não perder controle de qual versão é a correta.

3. Assinatura
O campo de assinatura do colaborador e gestor responsáveis é importante, pois garante a veracidade das informações.

Como minimizar erros na minha Ordem de Serviço?

Apesar do processo de emissão da Ordem de Serviço ser simples, é necessário que seja feito com bastante atenção no preenchimento de cada campo, com descrições claras e corretas. Por isso é tão importante ter um template para sua OS, intuitivo e de fácil preenchimento, pois assim, ela seguirá uma ordem e ficará fácil de preencher, acompanhar e compreender. Só o fato de seguir uma linha já dá mais garantia de que erros serão evitados, fora o tempo que será economizado. É para isso que temos o Online OS, um sistema completo para simplificar os processos da sua empresa e te ajudar no que realmente importa: a gestão.

Por fim, vamos ressaltar mais alguns pontos de importância de uma Ordem de Serviço:

• Registro e acompanhamento de atividades dos funcionários
• Documento de consulta para os envolvidos no processo
• Registro de eventuais problemas e necessidades específicas

Por que escolher um sistema de Ordens de Serviço?

Sua empresa não precisa mais emitir Ordens de Serviço em papel, correndo riscos desnecessários e margem de erro grande. Com o advento da tecnologia, plataformas que ajudam o processo estão acessíveis, e são a melhor opção para que todo o processo fique mais claro.
No Online OS, você gera seu documento com tranquilidade, e ainda pode:

• Ter o controle completo da empresa na palma da mão
• Acessar de qualquer lugar
• Rastrear os passos de seu colaborador, garantindo eficiência
• Melhorar a comunicação da sua empresa
• Ter controle sobre suas finanças
• Tomar melhores decisões com base nos números
• Controlar seu estoque de forma fácil e segura
• Criar ocorrências e modificar a OS em tempo real

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