Hoje, no mercado, existem inúmeras empresas de serviços, especialmente as que prestam serviços em assistência técnica de eletrônicos, e todas elas usam ordens de serviço como documentos importantes para suas operações.

Há muitas maneiras de criar suas ordens de serviço quando um cliente precisa de alguma coisa, ou mesmo internamente. Uma das mais antigas é a ordem de serviço feita à mão, com modelos pré impressos e preenchidos, o que não é nada seguro. Essa, no entanto, é a mais obsoleta das formas de criar um documento.

Muitas empresas, de tamanhos diversos, mas em especial as pequenas e micro assistências técnicas, utilizam o Excel como forma de criar suas ordens de serviço.

Nele, as células são preenchidas com os requisitos, e discrimina-se nas colunas o que precisa constar, imprimindo depois – ou arquivando em pastas locais – para futuras consultas e para dar andamento ao serviço.

Mas existem inúmeros pontos negativos no uso de planilhas para controle e criação de ordens de serviço, e em uma era tão tecnológica, vamos mostrar aqui soluções mais práticas e seguras para sua empresa. E o melhor: a um custo que cabe no seu bolso.

Por que não usar Excel para suas Ordens de Serviço

Se você é um dos adeptos ao Excel para controlar suas operações por meio de planilhas, saiba que existem muitos motivos para abandonar essa prática hoje, adotando opções mais modernas.

Vamos descrever nesse artigo os principais motivos pelos quais você precisa mudar a forma de criar ordens de serviço.

1. Segurança

Já mencionamos em outros artigos a importância de uma ordem de serviço. Mais do que um documento que mostra aos colaboradores o que o cliente pediu (seja ele interno ou externo), ela garante a execução e resguarda a empresa de prejuízos legais, tanto por parte de clientes como dos funcionários, no que se refere à segurança do trabalho.

Empresas que usam Excel podem ter problemas com a segurança desses documentos. Eles são impressos muitas vezes e ficam arquivados fisicamente, o que não resguarda qualquer problema que haja, desde extravio até intempéries, como uma enchente ou fogo, por exemplo.

2. Perda de dados

Supondo que sua empresa, além de imprimir as ordens de serviço, até por que elas precisam de assinaturas, e o Excel não provê esse recurso, salve cada planilha em pastas locais, seja no desktop ou na rede da empresa, ainda assim existe um risco grande de perda de dados.

Apesar da segurança de coloca senha no arquivo para proteção, não existe criptografia segura no Excel. Outro ponto negativo é que o armazenamento pode ser perdido por diversos motivos, desde um problema no hardware até as mesmas intempéries que podem destruir os documentos fisicamente armazenados.

3. Risco de erros

O Excel pode ser uma ferramenta prática, mas o fato de o usuário poder digitar qualquer coisa é passível de erros que podem colocar todo o serviço em risco.

Imagine que em uma digitação de valores o colaborador coloque um simples zero a menos. O cliente pagará menos e você terá prejuízo.

Colocar a mais também pode parecer para o cliente que você, como empresa, está agindo de má fé.

Não é nada incomum erros desse tipo, e tudo o que uma empresa não precisa é de prejuízo em suas operações.

4. Tempo precioso

O seu tempo é precioso, há muitas tarefas importantes a serem cumpridas e preencher ordens de serviço manualmente no Excel não precisa ser uma delas. O tempo que uma pessoa gasta analisando o que realmente precisa ser preenchido, configurando eventuais células e efetivamente preenchendo é algo que poderia ser descartado. Usando um software de gestão de ordens de serviço você garante muito mais praticidade. Um dos melhores do mercado hoje é o Online OS.

5. Falta de integração

Outro ponto negativo das planilhas de Excel é a falta de integração com outras áreas da empresa. Um dos pontos que uma OS contém é uso de material. Usando o Excel não é possível integrar a seu estoque, portanto, no preenchimento, não se sabe se existe o item realmente para uso, o que pode fazer com que o serviço atrase para seu cliente. O financeiro também precisa somar manualmente os valores de cada OS para ter um valor de recebimento final, o que não é viável.

Quando se usa um software de gestão, especialmente um completo como o Online OS, você consegue integrar tudo e tem na palma da mão as informações necessárias para execução e controle.

6. Dificuldade de análise

Quando você preenche suas ordens de serviço em Excel, é muito trabalhoso conseguir relatórios e dados precisos para conciliação com o financeiro, estoque, vendas, etc. Não existem relatórios prontos, e perde-se muito tempo analisando os valores e transformando-os em relatórios minimamente aceitáveis para uma análise ampla de gestão. Sem controle, não é possível gerir a empresa com exatidão, perdendo oportunidades de melhoria e otimização de recursos.

Deu para ver que o Excel, apesar de parecer prático, pode não ser a melhor opção para o crescimento da sua empresa. Chegou a sua hora de modernizar suas operações e melhorar o desempenho geral de sua assistência técnica ou qualquer que seja o seu ramo, mesmo aquele que usa as ordens de serviço internamente. Conheça e teste grátis hoje mesmo o Online OS, clicando aqui. Usando o Online OS você poderá ter na palma da mão as suas operações, analisando o que é importante e tomando decisões mais assertivas.

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