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Planilha de controle de estoque Excel? Melhor abandonar!

Você usa planilhas de Excel para tudo em sua empresa? É através delas que você controla seu estoque? Então pode se preparar para abandonar essa prática, pois com o avanço da tecnologia, os empreendedores terão cada vez mais opções e mais seguras.

Hoje, já não é mais necessário se estressar com planilhas que podem apresentar erros e nem preencher manualmente todas as informações.

Há outras formas de trabalhar com sua empresa e fazer sua gestão de maneira simplificada e eficaz.

Através de um programa de software você mantém seu inventário atualizado, pode manter o equilíbrio de compras de acordo com as vendas e até integrar seu estoque com o comercial, tudo em um só lugar.

Então, se você ainda não conhece outra forma de controlar seu estoque que não seja pelo Excel, precisa continuar lendo esse artigo.

Ainda usa Excel para controlar seu estoque?

Muitas empresas têm o costume de usar Excel para colocar em planilhas a gestão da sua empresa, e isso inclui usar esse programa para controlar todo o seu estoque.

Através de uma planilha controla-se a entrada e saída de produtos, analisando o melhor possível o equilíbrio entre compra e vendas da empresa. O maior objetivo quando se usa planilhas para esse tipo de controle é saber quais são os produtos disponíveis e nunca deixar de ter estoque, sabendo exatamente quando efetuar novas compras.

Além disso, o gestor precisa saber se há produtos parados e desperdício, haja vista os prazos de validade e custos de estocagem. Essa é a grande importância de manter um controle rígido e atualizado de estoque.

Acontece que, usando Excel, esses controles são manuais, dão trabalho e ficam à mercê de erros de preenchimento e análise.

Portanto, veja algumas razões do por quê não usar Excel no estoque.

Razões para abandonar o Excel no controle de seu estoque

1. Tempo
Quando um gestor usa Excel para controlar os dados e detalhes de seu estoque, gasta um tempo considerável e faz um trabalho cansativo, por mais que domine a ferramenta.

Essa torna-se uma tarefa repetitiva, que pouparia muito tempo se fosse automatizada.

Quanto mais cresce o estoque, mais difícil fica a alimentação de planilhas manuais, e torna-se preocupante a margem de erro.

Ter que atualizar diariamente, contando com a dinâmica das vendas e reposições toma um tempo considerável. Tempo que o gestor e sua equipe poderiam usar em tarefas mais produtivas. Valorize o seu tempo!

2. Erros
Já citamos que há uma margem de erro em qualquer controle menos automatizado. O Excel, infelizmente, é famoso em casos de perdas para empresas por erros de digitação.

Se o gestor digita um simples número errado, pode colocar em risco toda a cadeia de análise e contagem de produtos, ocasionando falha de decisão na compra ou mesmo perda de vendas de produtos.

3. Dados
Um dos motivos principais de abandonar o uso do Excel é a probabilidade de perda de dados. Salvando planilhas no computador, você torna passível de perdas consideráveis, arriscando todas as informações armazenadas, uma vez que os arquivos podem ser corrompidos ou excluídos.

Há muitas ameaças quando se usa armazenamento local, tais como roubos, problemas elétricos, enchentes, entre outros. Imagine o problema que sua empresa terá se perder todo o controle de estoque.

4. Segurança
O Excel pode até ter recursos de proteção para planilhas, que exigem senha para abrir o arquivo, mas ele não é considerado um software seguro quando se trata de segurança da informação. Isso porque não existe nenhum controle de acesso que seja rigoroso ou mesmo recursos de criptografia.

Assim, todas as informações importantes de seu estoque acabam ficando expostas a vazamento não autorizado.

5. Controle de reposição
No processo de reposição, o Excel apresenta-se limitado. Quando faz a reposição de produtos no estoque, você precisa repô-los de acordo com a rotatividade, além de controlar vários dados, como prazo de giro, datas, fornecedores, etc.

Uma simples planilha de Excel, mesmo com todas suas funcionalidades, não é suficiente para dar conta de todo esse processo, e muita informação pode ser perdida nesse ínterim. Se você não sabe o que tem armazenado de fato, como fará uma análise mais eficaz?

6. Integração
O Excel não permite que o gestor integre seus dados com áreas correlacionadas. Usando uma planilha para cada finalidade, fica difícil fazer uma análise de dados mais profunda, que possa trazer soluções para cada área.

Com um software de gestão você pode integrar seu estoque ao financeiro, ao comercial, e analisar de forma mais macro o desempenho de sua empresa.

Qual alternativa ao Excel?

A melhor alternativa ao Excel é usar um software de gestão que te permita analisar dados, cruzar informações e ter o total controle da empresa, com segurança e rapidez.

Existem várias opções de ERP’s no mercado, com ferramentas que podem digitalizar a gestão do estoque e fazer a sua integração. Com um sistema único você consegue ter sempre seu inventário atualizado, gerenciar compras, efetuar cadastros entre outros.

Vantagens

Algumas das vantagens de usar um sistema de gestão são:

1. Controle de inventário
O seu inventário é calculado e controlado automaticamente conforme as vendas forem acontecendo. Você pode cadastrar itens através da entrada de uma nota fiscal ou dar baixa após cada venda, por exemplo.

2. Relatórios
Não basta controlar o estoque diário com as informações automatizadas. É necessário que o gestor analise as entradas e saídas, entendendo como está a gestão de sua empresa e que planos de ação podem ser colocados em prática.

Esse tipo de análise é muito mais fácil com os vários relatórios que os softwares de gestão oferecem, o que faz com que gerir sua empresa se torne uma tarefa mais fácil e precisa.

3. Programação de compras
O software de gestão de estoque consegue apontar o momento de abastecer o estoque. Ele pode ser programado para alertar quando um produto está chegando ao fim, e até informar o prazo médio de estocagem dos itens. Isso ajuda a manter o estoque sempre no seu tamanho ideal, evitando perdas e maximizando lucros.

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