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O que precisa ter em uma Ordem de Serviço?

Qualquer operação que sua empresa vá fazer, é imprescindível que documentos sejam emitidos. Eles são a garantia de que a operação foi planejada e terá um curso a seguir, com informações necessárias para que tudo esteja de acordo. Esses documentos são importantes para manter a organização da empresa, em especial quando há várias ações acontecendo ao mesmo tempo.

E é aí que entra a importância e ajuda da Ordem de Serviço!

Saber gerenciar suas ordens de serviço, e ter a ajuda de um sistema como o Online OS é fundamental para acompanhamento correto das suas operações.

Uma Ordem de Serviço serve para descrever em detalhes todos os passos da ação ou serviço a ser executado, em ambiente interno ou externo.

Mas afinal, o que é uma Ordem de Serviço?

Basicamente a Ordem de Serviço é uma ferramenta para controle dos serviços a serem realizados, contendo todas as informações inerentes àquele serviço e essenciais para seu sucesso, com agendamento prévio.

Ela é um documento formal, desenvolvido impresso ou de forma digital, usando um Sistema de Ordens de Serviço como o Online OS. O objetivo central é descrever um trabalho já aprovado para execução.

A Ordem de Serviço é essencial no momento de descrever exatamente o que será feito em uma solicitação de serviço, seja ela para um cliente ou mesmo interna na organização.

Ela pode ser usada de diferentes formas:

• Comunicação interna
• Controle de Estoque
• Gestão para não conformidades
• Gestão financeira, etc.

Como fazer uma Ordem de Serviço?

Como já citamos, a Ordem de Serviço é um descritivo detalhado do que o serviço a ser executado precisa para ter sucesso.

Portanto, identifica-se primeiro quais são as necessidades para, então, iniciar o seu preenchimento. As necessidades podem vir do cliente ou mesmo de análises internas.

A questão que queremos abordar aqui é onde exatamente cada informação deve ser inserida e o que precisa constar na Ordem de Serviço para que ela seja um documento completo.

Vamos tirar todas as suas dúvidas aqui.

Uma Ordem de Serviço precisa ter exatamente o que?

Uma Ordem de Serviço é um documento importante, e é por isso que ela precisa ser preenchida com algumas informações que a validem, caso contrário ela corre o risco de perder validade se precisar ser consultada posteriormente ou mesmo ser usada como documento de prova.

Veja abaixo os itens imprescindíveis para sua Ordem de Serviço:

• Numeração – pode ser um código de registro, qualquer numeração que faça sentido e seja rápida para localizar uma OS.
• Responsável – o nome e assinatura do responsável por produzir a OS, atestando sua veracidade.
• Motivo – qual é o motivo pelo qual aquela OS está sendo aberta. Pode ser desde atendimento ao cliente, prestação de serviços ou ajustes internos.
• Data – tanto a data de criação da OS quanto a data da execução do serviço devem constar no documento.
• Descrição – descrever com detalhes tudo o que precisará ser executado. Importante é que quem lê precisa entender sem dúvidas o que precisa realizar.
• Materiais – se foram necessários materiais de uso, eles devem constar na OS.
• Local – onde será executado o serviço.
• Observações – qualquer informação que seja relevante para conhecimento.
• Valores – caso trate-se de prestação de serviços a clientes, todos os valores precisam constar na OS.

Com todas essas informações, fica claro o tempo demandado, valores e quais profissionais precisarão atuar.

Agora vamos ver algumas formas de gerenciamento de Ordens de Serviço para você começar a aplicar ainda hoje em sua empresa.

Formas de Gerenciamento de Ordens de Serviço

1. Impresso

Tradicionalmente, muitas empresas adotam as Ordens de Serviço impressas para controlar suas operações. Ainda é uma das mais utilizadas, embora apresentem alguns pontos desfavoráveis, como acúmulo de papel e possibilidade de extravio.

Com pouca quantidade pode até ser viável, mas ela pode apresentar uma dificuldade para trabalhar com os dados obtidos e gerenciamento de operações. Caso essa seja a sua opção, observe atentamente e faça um bom controle.

2. Planilha

Outra forma bastante usual de executar as suas ordens de serviço e através de uma planilha eletrônica.

Usando as suas colunas, você pode dividir por seções de preenchimento para informações necessárias. Sua desvantagem é que, quando há muita informação, pode ficar difícil de elencar prioridades e pontos importantes na execução.

O ideal é sempre optar por uma ação digital, como um Sistema de Ordem de Serviço, e o Online OS te dará todas as opções.

3. Acompanhamento de Rotas

Uma forma de controlar as suas ordens de serviço e o que está sendo executado é a possibilidade de poder acompanhar os serviços e profissionais que os atenderão, no caso de OS’s externas.

O Online OS te possibilita total controle dos serviços e passos de seus profissionais, otimizando o tempo e gerenciando falhas, ajudando na gestão geral da sua empresa.

Com o Sistema de Ordens de Serviço Online OS você não só melhora a gestão da sua empresa como tem nas mãos de forma fácil as suas

Ordens de Serviço, selecionando o que é prioritário e personalizando os checklists de acordo com sua necessidade.

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