O que não pode faltar em um Sistema de Ordem de Serviço?

15 junho de 2021

O seu tempo vale ouro, certo? Se não ouro, pelo menos dinheiro, e gastá-lo com processos obsoletos e que não conseguem ajudar na evolução e gestão de sua empresa não faz muito sentido.

Para ganhar tempo, ter mais clientes e conseguir monetizar suas operações, aumentando sua receita, a melhor solução é aderir à tecnologia e usar um programa online para suas Ordens de Serviço, para uso no celular ou computador.

A facilidade que o uso de um Sistema de Ordem de Serviço traz faz com que suas operações e visitas a clientes sejam mais eficazes e seguras, melhorando a sua prestação de serviço e garantindo a qualidade.

Preencher papéis que podem facilmente se perder é coisa do passado. Com a ascensão do mundo digital, você não precisa mais ser refém dos processos confusos. Um Sistema de Ordem de Serviço garante que seu tempo será muito bem aproveitado e, claro, como já falamos várias vezes, com isso você consegue realmente dar atenção ao que importa: a gestão da sua empresa, melhorando cada vez mais seu desempenho, seja ele financeiro ou de qualidade.

Mas antes de escolher um Sistema de Ordem de Serviço que se encaixe nas necessidades da sua empresa, você precisa ter a certeza de que ele lhe atenderá. Se você faz visitas de campo ou não, se precisa de uso apenas em computador ou celular, entre outros fatores. O Online OS é o sistema mais completo para suas necessidades. Clique aqui para experimentar agora.

Vamos deixar aqui neste artigo algumas coisas que são imprescindíveis em um Sistema de Ordem de Serviços.

1. Notificações

Antes de mais nada, o sistema precisa oferecer notificações no celular para que os técnicos e usuários possam ser informados imediatamente de urgências ou mudanças. Isso garante melhor atendimento e evita esquecimentos e idas a visitas canceladas desnecessariamente, por exemplo.

2. Agendamento de Visitas

Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita agendar as visitas, de preferência em uma agenda de fácil visualização, podendo ser alterado pelo gestor ou técnico, claro, com notificações.

3. Segurança

Escolha uma empresa de Sistema de Ordem de Serviço que tenha uma boa política de segurança de informações. É essencial que a empresa que você escolher possa proteger os dados tão importantes que estarão registrados em suas Ordens de Serviço.

4. Visibilidade

Um Sistema de Ordem de Serviço, para ser funcional, precisa apresentar um dashboard de fácil visualização, de preferência com dados estatísticos e gráficos que facilitem a rápida leitura dos dados, ajudando em tomadas de decisão.

Informações rápidas são essenciais para o bom desempenho da sua empresa e de seus técnicos.

5. Agilidade

Um dos motivos de optar por um Sistema de Ordens de serviço é a praticidade que a empresa nem sempre tem com os papéis. Por isso, o sistema escolhido precisa ter armazenagem de dados para fácil acesso, transformando seu uso em um aliado da eficiência. O gestor precisa ter condições de facilmente repassar informações às equipes externas.

6. Comunicação

O Sistema de Ordem de Serviço escolhido precisa ter uma plataforma que facilite e amplie a comunicação entre empresa e cliente. Importante que tenha a possibilidade de encaminhar a Ordem de Serviço com suas informações a cada cliente, de maneira fácil, digital, além de facilitar a armazenagem de informações.

7. Possibilidade de incluir arquivos e assinaturas

Uma Ordem de Serviço não é composta apenas por texto. Ela deve conter fotos, imagens e outros arquivos, além das assinaturas de quem as emite e do cliente, estando ciente do acordo firmado entre ele e a empresa com aquele documento. Escolha um Sistema de Ordem de Serviços que lhe dê essa facilidade e segurança.

8. Localização Geográfica

É importante que o gestor tenha total controle de onde seus técnicos estão e se estão cumprindo com o cronograma diário. É importante que o seu sistema tenha geolocalização, inclusive permitindo que o técnico faça check-in apenas no local selecionado. Isso permite um controle maior, além de ficar mais fácil estimar horário de chegada e saber se ele conseguirá cumprir o cronograma.

9. Situações em tempo real

Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita acompanhar todas as atividades em tempo real, permitindo inserção de checklists de atividades para as visitas e outras alterações. Isso otimiza o tempo e faz com que o processo de gestão de pessoas seja mais eficiente.

10. Acesso a históricos

Você precisa escolher um Sistema de Ordem de Serviço que armazene todo o seu histórico de ordens de serviço, e que tenha um sistema de busca inteligente para fácil localização do documento que você precisa acessar.

Com esses dados você também conseguirá entender suas métricas, realizar auditorias e ter mais firmeza em caso de dúvidas de clientes.

11. Integração com outros sistemas

Em determinado momento será necessário que você integre seu Sistema de Ordem de Serviços com outros sistemas que sua empresa eventualmente utilize. Isso precisa ser levado em conta na hora da escolha. Como você precisa ter tudo integrado para fazer mais sentido, a possibilidade de integração é de suma importância.

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