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Como realizar um controle de compras

Para que as suas vendas tenham sucesso, é imperativo que você tenha sempre em mãos os produtos mais procurados pelos clientes. Para empresas que produzem encomendas, da mesma forma se dá a importância de ter sempre matéria-prima disponível para produção.

Por isso é tão importante que sua equipe trabalhe de forma a manter controle e organização de compras com fornecedores.

Neste artigo vamos mostrar como planejar e organizar o departamento de compras da sua empresa, não importa qual o tamanho do seu negócio.

Controle de compras

Controlar as compras é administrar de forma eficiente a gestão de seu estoque.

Esse controle visa garantir as compras nos momentos certos e com os melhores preços, assim mantendo as quantidades ideais de produtos por períodos determinados.

Além do mais, quando você faz um bom controle de compras, consegue selecionar de forma mais assertiva os fornecedores, criando uma rede capaz de fornecer os insumos e produtos com mais vantagens e melhor custo.

Outro ponto importante é a integração que precisa haver com estoque e vendas, para análises do giro do estoque e em que situação estão as vendas de cada produto.

Abastecimento

Para entender como fazer a gestão correta do abastecimento de mercadorias, é necessário levar em conta alguns fatores:

Controle de vendas

É o gerenciamento de todas as vendas efetuadas na empresa. Assim, é possível dar baixa no estoque e entender os produtos que vendem mais e os que ficam mais tempo em estoque.

Importante entender as sazonalidades do negócio e fazer um planejamento antecipado para essas datas.

O volume de vendas é um fator impactante direto para reposição de mercadorias.

Giro de estoque

Seu estoque precisa girar de acordo com a demanda. Ele não pode nem ter mercadorias sobrando e nem falta delas.

Quando há mercadorias paradas em grande quantidade, isso pode significar prejuízo, e a falta de ofertas para os clientes são perdas de oportunidades, que também acaba sendo prejuízo.

Dicas para uma boa gestão de estoque:

1. Adote planilhas ou um bom sistema de gestão para registrar toda a sua operação
2. Tenha um inventário mensal, registrando nome, quantidade e códigos de produtos
3. Faça registro de tudo
4. Determine qual seu estoque mínimo, máximo e ponto de reposição.

Fornecedores

É importante conhecer seus fornecedores para que fique mais fácil solicitar orçamentos. Conheça também as vantagens de cada um deles, além de qualidade, prazos de entrega, etc.

Ter um bom relacionamento com os fornecedores vai ajudar muito a sua empresa, e você pode conseguir condições muito especiais.
Mantenha a sua lista de fornecedores sempre atualizada com cadastro completo.

Processo de compras estruturado

Todo setor de compras, além de cuidar do estoque para manter a empresa em atividade, precisa estar no planejamento financeiro do negócio.

Para ter um controle mais rigoroso, é preciso estabelecer um processo que deve ser seguido por todos. Vamos dar algumas dicas para criação do fluxo.

1. Listagem de produtos e fornecedores

Faça uma lista de mercadorias indispensáveis para o funcionamento da empresa. Liste cada fornecedor com todos os contatos e os classifique em categorias.

2. Rotina para receber solicitações

Designe uma pessoa ou um setor que fique responsável pelas compras. Os demais deverão solicitar o que for de necessidade a essa pessoa ou setor, através de um formulário simples ou mesmo e-mail formal.

As requisições deverão ser analisadas pela pessoa responsável e, após aprovação, passará ao financeiro para pagamento.
Para que não haja compras desnecessárias, é necessária uma avaliação criteriosa de todos os pedidos.

3. Cotações e pedidos

Depois de todas as análises e validações, é o momento de efetuar as compras, sempre acessando a lista de fornecedores para solicitar as cotações. Defina quantas cotações pretende receber antes de começar a entrar em contato.

Quando receber as respostas, crie uma planilha de comparação para avaliar preço, prazo, qualidade e descontos, para então tomar uma decisão.

4. Finalizando

Após escolher a melhor proposta, é hora de formalizar o pedido. Documente tudo com as informações atualizadas em seu controle, seja ele manual ou através de um sistema de gestão. Acompanhe o recebimento das mercadorias e notifique os colaboradores quando chegarem os materiais.

Mantenha sempre o fluxo atualizado e implemente quantas melhorias forem necessárias para otimizar o seu negócio.

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