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Como fazer um bom controle de recebimento?

Não importa o tamanho de sua empresa, para que suas finanças estejam sempre em dia e não haja surpresas no caminho, é primordial fazer um controle de recebimento, que nada mais é do que a organização e acompanhamento de todo o montante a receber dos clientes, independente da forma de pagamento.

Sem o conhecimento das suas contas a receber, fica inviável avaliar a saúde do seu negócio, acompanhar o fluxo de caixa, fazer o planejamento financeiro e até pensar em investimentos, além de ser quase impossível controlar a inadimplência, que é causa de muitos transtornos para empresas de pequeno porte.

O acompanhamento efetivo de seus recebimentos permite que sejam feitas previsões, avaliações de bons e maus pagadores com informações completas e até antecipar possíveis cenários de crise.

E se a simples ideia desse controle te deixa nervoso, veja as dicas que separamos no blog hoje para seu controle de contas.

Registre todas as contas a receber

Antes de mais nada, você precisa ter o fluxo de caixa em dia. Isso serve para que fique mais fácil separar despesas, receitas, contas à prazo e à vista. Com tudo isso organizado, será mais fácil entender de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

O controle de recebimento começa com um passo simples e muito importante: registrar de forma constante e atualizada todos os valores que vão entrar no caixa. Sem saber o que vai receber, como controlar o que pode gastar?

Um controle digitalizado é a forma mais segura de evitar perda de informações, além de ser mais prático. Lembre-se de registrar também vendas a prazo e sinalizar recebimentos em atraso. O ideal é alimentar as informações, no mínimo, uma vez por dia. Isso garante que nenhuma informação se perca.

Faça separação por tipo de recebimento

Não basta apenas anotar as contas sem ordem. Categorizar os recebimentos, especificando separadamente cada um deles é a melhor forma de acompanhar o que foi recebido e o que está em atraso, tendo uma visão mais ampla da situação das contas.

Portanto, use e abuse da classificação com o máximo de detalhes possível, detalhando valores, cliente e forma de recebimento. É uma maneira de iniciar rapidamente o processo de cobrança e evitar inadimplência, além de programar o planejamento do recebimento de forma mais efetiva.

Use a ordem cronológica

As contas a receber precisam de classificação de acordo com a data da venda ou do recebimento. Organizando por ordem cronológica fica mais fácil focar nos vencimentos mais imediatos e deixar para se preocupar com parcelamentos no momento em que forem vencer.

Essa é a chave para a prevenção da inadimplência. A organização por mês pode ajudar, inclusive, no relacionamento com fornecedores, além de garantir que seu caixa estará saudável e terá recursos para continuar custeando compras a prazo.

Tenha um meio seguro para armazenar o seu controle

Anotar seu controle em registros de papel, como em livros ou cadernetas, pode ser uma ação perigosa. Imagine se você perde ou se alguma coisa acontece com esse registro? Além do trabalho que você teve, vai perder todas as informações essenciais para sua empresa, o que pode gerar perdas enormes.

Planilhas salvas em seu computador também têm um risco. Qualquer problema em seu disco rígido pode apagar todos os dados salvos.

Então, procure sempre armazenar essas informações na nuvem ou em plataformas de gestão. Além de não correr o risco de perder os dados, você ainda tem proteção contra a ação de terceiros, já que precisa de senha para acessar suas informações.

Registre as receitas

Para ter um controle eficiente da sua empresa, faça o registro de todas as receitas de seu caixa. essa ação será fundamental para que haja cruzamento de dados e a consequente identificação de pagamento. Tenha os dados de todos os créditos, como o serviço ou produto oferecido para que não haja divergência de valores. Assim, você acompanha toda a movimentação do seu caixa. É a melhor forma de não deixar que nenhum pagamento sem comprovante passe despercebido.

Faça o controle de recebimentos mensalmente

O controle de contas a receber precisa ser feito mensalmente, junto com extratos bancários ou outros comprovantes de pagamento. Além de melhorar a organização e evitar perdas, esse tipo de controle ajuda a traçar padrões dos seus clientes e até otimizar a prestação do serviço ou o oferecimento do produto. Um cliente que atrasou um mês não é necessariamente um mau pagador, por exemplo.

Analise os dados

As informações com que você alimenta seu controle são valiosas para o seu negócio. Amplie a visão do seu plano de recebimento de maneira macro e observe os resultados. Você pode identificar, por exemplo, como está seu número de inadimplentes, os meses em que ocorrem os maiores atrasos e quais períodos têm mais incidência de pagamentos feitos em dia.

Para ajudar no controle e otimização do seu negócio, o Online OS é a plataforma completa para armazenar todas as suas informações de recebimento, prazos e trâmites com clientes e fornecedores.

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