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Como a Ordem de Serviço pode proteger seu negócio

O uso da ordem de serviço pela sua empresa pode trazer diversas vantagens, ajudando na operação e na gestão de dados. Mas você sabia que ela também pode proteger a sua empresa juridicamente?

A Ordem de Serviço traz dados muito importantes, como procedimentos que serão realizados, data e hora de emissão e execução, valores, etc. e que precisam ser devidamente preenchidos.

Só que além de organizar a vida da empresa, a Ordem de Serviço é uma questão de lei. A CLT (Consolidação das Leis de Trabalho) afirma no artigo 157 que é papel de cada empresa “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”. Então, nessa postagem vamos ensinar como usar a Ordem de Serviço a seu favor, para todas as funções a que ela se propõe, assim evitando erros.

Definindo Ordem de Serviço

Uma Ordem de Serviço nada mais é que, em linhas gerais, um documento para formalizar a prestação de um serviço com todas as informações necessárias para a sua execução. Como já mencionado, além da facilidade que ela traz para a empresa, no que concerne à boa prática de prestação de serviços, ela também atua como ferramenta para garantia da segurança do trabalho.

Toda Ordem de Serviço precisará conter informações de acidentes e doenças ocupacionais que tiverem decorrido daquela atividade, quais EPI´s (Equipamentos de Proteção Individual) foram usados para prevenção e ações a serem tomadas em caso de acidente.

Além de ser um documento legal e importante, a Ordem de Serviço também é um documento tributário. Ao anexar a Ordem de Serviço à nota fiscal do cliente, sua empresa está comprovando que realmente executou o serviço, o valor que foi cobrado e pode ser usada como base de cálculo de impostos. É outro mecanismo de comprovação importante.

O que incluir na Ordem de Serviço

Como já explicamos, a Ordem de Serviço é um documento de suma importância, portanto, obrigatoriamente deve conter certas informações relevantes, a saber:

• Numeração única para registro e controle
• Nome e cargo do responsável pela emissão
• Data completa e local da emissão
• Descrição dos serviços a serem realizados
• Listagem dos materiais e equipamentos que serão utilizados
• Horas previstas para execução
• Valor do serviço, incluindo custo de materiais
• Forma de pagamento
• Possíveis doenças ou acidentes de trabalho relacionados àquele serviço
• EPI´s indicados
• Procedimento em caso de acidente
• Assinatura do emissor e colaboradores responsáveis

Utilidade da Ordem de Serviço

Parece complexo ter que preencher tantos detalhes, mas a Ordem de Serviço garante à empresa segurança quanto a passivos jurídicos e trabalhistas. Como esse documento traz informações descritas com precisão e assinatura dos envolvidos, ele serve como eventual prova em caso de necessidade, atestando a seriedade da empresa, que deve fazer tudo de acordo com seus conformes.

Além de assinar a execução do serviço, não esqueça que o seu colaborador também precisa assinar um termo de ciência para uso dos EPI´s exigidos. Isso atesta não apenas que a empresa forneceu os equipamentos necessários, como que ele foi instruído quanto ao uso correto.

Emissão da Ordem de Serviço

Não existe a obrigatoriedade de emitir Ordens de Serviço em nenhum sistema governamental, como acontece com as notas fiscais. Portanto, a sua empresa pode usar o modelo que for mais conveniente e que se ajustar às suas necessidades, desde que cumpra com as informações devidas. Você pode desenvolver um modelo próprio ou copiar um existente, certificando-se de que ele atende às exigências.

A Ordem de Serviço também pode ser feita à mão, mas o ideal e mais seguro é usar um Sistema de Gestão de Ordens de Serviço, como o Online OS. Nele, além de conseguir personalizar os campos preenchíveis, você tem a facilidade de simplesmente seguir os passos sem chance de erro. O Sistema de Ordem de Serviço então gera o documento facilmente.

É necessário armazenar as Ordens de Serviço?

Não existe uma lei que obrigue a armazenagem de Ordens de Serviço, porém, de acordo com os assuntos que já abordamos e de sua importância, há muita vantagem em manter esses documentos. Através do Sistema de Ordem de Serviço como o Online OS, você tem, os dados armazenados de forma muito mais segura, garantindo respaldo em qualquer situação e sem ocupar espaço. Essa é outra vantagem do uso do Sistema de Ordem de Serviço em detrimento do preenchimento manual.

Principais erros na emissão de Ordens de Serviço

Já falamos das vantagens da emissão de uma Ordem de Serviço para a empresa, mas há alguns pontos de atenção que precisam ser observados para que o documento tenha validade legal.

1. Falta de instruções de execução
O trabalho precisa estar devidamente descrito para que a qualidade seja garantida e a empresa, respaldada. Isso garante que o funcionário saberá exatamente o que fazer e minimiza a chance de erros.
Quanto mais detalhada a descrição, mais claro fica o entendimento e melhor o serviço prestado a seu cliente.

2. Falta de informações sobre prevenção de acidentes e doenças ocupacionais
Este é um dos erros mais cometidos na hora de emitir uma Ordem de Serviço. Muitas empresas acabam não incluindo as informações inerentes aos riscos envolvidos com o trabalho, nem sua prevenção, e isso dá margem a um processo trabalhista. Caso ocorra algum acidente, a empresa precisa ter um documento que comprove que tomou todas as medidas preventivas para evitá-lo.

3. Ausência de data de emissão e assinatura
A falta de assinatura (e em caso de uso de um Sistema de Ordem de Serviço ela pode ser digitalizada) e a data de emissão faz com que seu documento perca validade em eventual necessidade de consulta, além de dificultar a localização do documento.
A data garante que o serviço foi executado naquele dia e horário e a assinatura garante a ciência dos envolvidos.

Esperamos que o conteúdo tenha ajudado. Se você ainda não usa um Sistema de Ordem de Serviço, cadastre-se já no Online OS e descubra todas as vantagens para sua empresa ainda hoje!

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