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Controle de estoque automatizado: saiba como fazer

A área de estoque é de muita importância para qualquer empresa, e a sua gestão influencia em vários departamentos, como compras, vendas e financeiro. É preciso, portanto, ter muito cuidado e olhar o estoque com carinho para evitar falhas e perdas.

O primeiro passo que você precisa tomar é deixar de controlar o estoque de forma manual. As planilhas dão uma margem de erro muito grande, então o ideal é automatizar seus processos.

Neste artigo vamos mostrar as dificuldades de não automatizar o estoque e mais informações importantes sobre o assunto.

Dificuldades do controle de estoque manual

Controlar seu estoque sem automatização torna a gestão complexa e passível de erros, já que tudo precisa ser feito de forma manual. Com isso, alguns pontos podem ocorrer, prejudicando seu negócio e até fazendo perder dinheiro.

Vamos ver os problemas mais comuns na gestão manual.

1. Falta ou excesso de produtos

Quando os registros de estoque são feitos em planilhas, sejam elas eletrônicas como Excel ou de papel, acompanhar todas as saídas e entradas torna-se um processo moroso e com tendência de grandes erros.

Torna-se difícil calcular e separar produtos, categorizando-os como deveriam, bem como fazendo a gestão a cada venda. Também fica complicado saber o tempo médio de um produto no estoque e quando precisa ser reposto.

A consequência é que você pode estar investindo em produtos com pouca saída ou mesmo deixando de adquirir um produto com muita saída. Excessos também não são bons, pois levam ao desperdício.

2. Erro no planejamento de vendas

O departamento de vendas, assim como o de compras, é diretamente afetado pelo estoque. Os profissionais de vendas precisam saber exatamente a quantidade de cada produto, e sem controlar a frequência de venda ou mesmo fazendo um controle na hora para baixar o estoque, fica difícil conseguir planejar vendas, pois não se tem um histórico confiável de quando o produto foi vendido e quantos ainda restam.

Assim, o controle manual dificulta o acompanhamento de sazonalidades e o direcionamento de campanhas de promoção, por exemplo.

3. Falta de controle e margem de erro

Essas são mais duas consequências de controlar o estoque manualmente. Perde-se muito tempo na inserção de dados e conferência de informações e consolidar todos os dados torna-se cada vez mais complexo, além de, como já citado, aumentar enormemente a chance de graves erros de contagem.

Se um erro é descoberto, gera retrabalho de correção, mas se demora-se para perceber, as consequências podem ser ainda piores.

Os estoques podem ser diferentes para venda e uso, por exemplo, e fazer a gestão de suas formas distintas sem automatizar também torna-se um grande desafio.

4. Custos

A partir do momento em que você tem processos menos eficientes, margem de erro e desperdício, sua operação acaba sendo bem mais custosa do que deveria, diminuindo sua margem de lucro. Além, é claro, das perdas de vendas que podem decorrer do atendimento precário ao cliente.

De que forma posso automatizar meu estoque?

Percebemos a importância da automatização para que a gestão do estoque seja mais profissional e confiável, para não perder vendas nem deixar itens obsoletos no estoque. Um bom sistema de gestão pode ajudar, inclusive, a desenvolver processos que possam ainda não ter sido implantados, facilitando a operação e otimizando lucros.

Portanto, você deve investir em um sistema de gestão que contemple atividades ligadas ao estoque (movimentação, expedição, conferência, estocagem, etc) e que, de preferência, integre-se aos outros setores da empresa.

Antes de mais nada, você precisa organizar sua operação para que as rotinas sejam uniformemente executadas e as tarefas facilitadas para quando o sistema for implantado.

Quando um processo é automatizado, você precisa desenhá-lo para que se torne um fluxo contínuo de atividades, visando poupar tempo, evitar erros, melhorar a produtividade e padronizar o trabalho. Toda a sua operação, consequentemente, torna-se mais eficiente.

Vamos mostrar um passo a passo para que você possa iniciar essa tarefa.

• Identifique possíveis falhas através do mapeamento de todos os processos;
• Então, elabore ações de melhoria que possam minimizar pontos fracos e otimizar as funções;
• Implemente todas as ações que forem criadas;
• Tenha um documento para formalização dos novos processos, com especificações detalhadas de realização de cada atividade, descrevendo tempo estimado e recursos necessários;
• Faça um treinamento com seus colaboradores para que todos possam conhecer os novos processos e estejam cientes da importância das mudanças. Somente com colaboradores treinados os novos processos poderão funcionar de forma correta.

Depois que os seus processos estiverem ajustados, busque um software de gestão que possa ser incorporado às atividades da sua empresa.

Como já dissemos, opte por um sistema que não apenas ajude a controlar o estoque, mas que esteja interligado a todos os setores envolvidos, como o do Online OS. Clique aqui e faça seu teste gratuito.

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