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Como fazer o controle de almoxarifado

Para uma empresa obter sucesso, é preciso que ela se desenvolva e cresça de forma saudável. Há muitos caminhos a serem trilhados na gestão de um negócio para que esse crescimento seja alcançado, e um dos pontos importantes a serem observados é o controle do estoque.

Tanto na parte administrativa quanto em relação ao capital de giro, controlar o almoxarifado é indispensável para o crescimento de sua empresa, reduzindo custos e aumentando lucro. Ao organizar o seu estoque, você garante o controle das mercadorias em processo que precisa ser bem definido, contanto sempre com colaboradores bem treinados para execução. Quando tudo corre bem e planejado, sua empresa tende a correr menos riscos de prejuízos.

Nesse artigo vamos explorar algumas dicas para que esse processo seja menos complexo.

1. Organização

Em primeiro lugar, o local de armazenamento precisa ser limpo e ter as condições necessárias para a correta armazenagem. Leve em consideração efeitos climáticos, temperatura e se o local é de fácil movimentação das mercadorias, com espaço para locomoção interna, de acordo com as necessidades.

2. Faça registros de entradas e saídas

Qualquer movimentação que ocorra no almoxarifado precisa ser registrada através de um documento de estoque. Esses registros são obrigatórios, mesmo que um produto fique pouco tempo no estoque. Qualquer falha nesse processo pode acarretar erros e atrapalhar análises posteriores. Alguns exemplos de documentos de controle são registros de chegadas com notas fiscais, registros de saídas, solicitação de materiais etc.

3. Adote padrões

Adote padrões em suas mercadorias, separando-as por categorias e grupos. Essa é uma medida eficiente e que poupa tempo e minimiza erros, tornando a rotina de trabalho mais fácil e segura de ser executada.

Todos os espaços destinados a mercadorias precisam estar etiquetados com descrições completas, códigos e controles internos de cada um dos itens, facilitando a busca.

4. Tenha rotina de inventário

Ter uma rotina regular para inventário é fundamental para o alinhamento do estoque. O inventário serve também para analisar as movimentações e verificar possíveis erros.

Existe outro método que pode ser usado que se chama conferência rotativa, em que o objetivo é conferir produtos por amostragem e comparar com o saldo controlado. Essa atividade pode ter um intervalo maior que o inventário completo.

5. Queima de estoque

Uma boa maneira de controlar o almoxarifado é dar um destino a produtos encalhados com promoções e liquidações programadas de forma estratégica. A empresa pode decidir vendê-los por valores mais acessíveis para recuperar o investimento e liberar espaço.

6. Saiba os métodos de controle

É importante conhecer diferentes métodos de controle pela periodicidade.
Permanente: acompanhamento em tempo real, com reposição no momento do atingimento do mínimo
Periódico: usado para manter o balanço patrimonial, como complemento da análise da gestão do estoque. Serve para evitar falta de produtos.

No caso de análise por mensuração, divide-se em:
Físico: acompanha-se a relação de quantidade
Valor: investimento dos custos por unidade de produto

Para finalizar, pode-se controlar seu almoxarifado por três modelos:
Mínimo: permite dividir em reserva e principal. Quando um é finalizado, o outro é ativado. Isso evita prejuízos ao giro
Renovação Periódica: atende uma demanda em quantidade mínima em períodos pré determinados até a reposição
Fim Específico: para uma necessidade específica, como evento temporário, promoção, etc

7. Adote um software de gestão

É sempre importante ressaltar a diferença que faz o uso de um software para automatizar as suas operações. Através de um programa especializado o gestor pode liberar acessos e garantir que saiba quem está liberando ou dando baixa em mercadorias, bem como alimentando o sistema.

Pode também ser notificado quando o produto estiver no mínimo ou perto de se tornar obsoleto, assim sabendo os momentos de novos pedidos e ações específicas.

Através do uso do sistema, a gestão do estoque fica mais eficaz, pois ele fornece dados completos e detalhados de análise, e a gestão do estabelecimento ficará na palma da mão.

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