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Principais erros na gestão de estoque

Como empreendedor, você certamente sabe a importância da boa gestão de estoque. Estoque não pode ser considerado como custo e sim, investimento, pois uma parte boa do dinheiro da sua empresa está aplicado nele. E é por isso que torna-se tão importante olhar o seu estoque com cuidado.

A gestão correta dos produtos em estoque evita perdas e prejuízos e otimiza a operação da sua empresa.

Ainda assim, é comum que muitos gestores se descontrolem nesse cuidado e sofram de perdas ou excessos de produtos, causando atrasos e comprometendo o fluxo de caixa e capital de giro.

Aqui neste artigo traremos os principais erros que são cometidos para que você os evite e mantenha sempre sua empresa saudável.

1. Compras em excesso

Quando não se tem em mãos as informações necessárias para entender por completo o seu estoque, é comum que você sinta como se estivesse às cegas.

Sem saber quanto tem no estoque, o mínimo necessário para a operação ou mesmo se é ou não o momento de adquirir novos produtos, fica difícil calcular e realizar a reposição correta, e muitos acabam comprando mais do que o necessário.

Quando se compra produtos em excesso, corre-se o risco de perdas (em especial se o produto é sazonal) ou obsolescência, além de ocupar um espaço desnecessário.

Portanto, sempre atualize seu inventário, tenha em mente o mínimo exato e faça compras conscientes. Para isso, é preciso conhecer bem sua operação, a rotatividade, fazendo monitoramentos constantes das entradas e saídas.

2. Falta de informação atualizada

Em se tratando de gestão efetiva de estoque, os registros precisam ser feitos na hora. Não tem como vender agora e registrar depois, pois além de perder o controle, nesse ínterim o produto pode faltar. Isso se não foi esquecido.

E o que acontece? Furos enormes no estoque, erro de compras e falta de produtos para venda, além do descontrole.

Informação incompleta ou desatualizada prejudicam desde o controle de estoque até mesmo a emissão de notas fiscais.

E com o tempo, se não regularizado, o furo vai ficando ainda maior e mais difícil de conferir.

Por isso é importante usar um sistema que integre com outras áreas e seja atualizado automaticamente.

3. Sistema manual ou sem integração

Como tomar uma decisão correta sem saber exatamente seus números? Os vários departamentos que precisam do controle de estoque necessitam da informação em tempo real para funcionar de acordo. Como vender um produto que você não tem certeza que realmente existe?

Por isso, todos os setores envolvidos precisam ter a informação na mão. O controle em planilhas pode não ser tão efetivo e correto nesse tipo de situação, além de cair no caso do erro que atrapalha o processo.

Somente com a integração em tempo real e online os setores podem ter mais tranquilidade para trabalhar assertivamente e o gestor consegue entender e tomar ações mais eficazes.

4. Falta de investimento em tecnologia

Já foi mencionada a importância de se usar um sistema que integre e seja atualizado em tempo real para controle de estoque e processos que o envolvam. Usar ferramentas manuais e obsoletas pode levar a erros graves, que podem demorar para serem percebidos, causando problemas irreparáveis e perdas financeiras.

Hoje em dia fica quase impossível gerenciar estoques, vendas, financeiro e processos manualmente, especialmente com tantas opções de ferramentas tecnológicas no mercado.

Invista em softwares e ferramentas que ajudem na gestão e minimizem erros, trazendo mais previsibilidade e centralizando os dados da sua empresa de forma fácil. Com um sistema integrado você conseguirá planejar suas compras, gerenciar os produtos de forma assertiva e evitar erros e perdas.

5. Falta de controle de giro

Outro erro que é cometido com frequência é fazer o controle do estoque com base apenas em informações de demanda ou mesmo usando dados isolados para cada produto.

Ao planejar cada etapa do seu processo de estoque, e tendo uma visão global de cada uma delas, você tem mais exatidão na hora de adquirir um produto ou fazer uma promoção para um item parado há muito tempo, por exemplo. Também é possível saber o tempo de venda de um produto e tomar ações para otimização do giro.

Sem essa preocupação, corre-se o risco de investir mais em um produto que sai menos e ficar sem produtos de boa venda por não ter percebido que estava saindo do estoque.

6. Equipe sem capacitação

O controle de estoque não deve ficar só na mão do gestor. Há uma equipe participando ativamente de todos os processos que o envolvem. Se as equipes não forem treinadas e capacitadas para usar os sistemas de forma correta, erros podem continuar acontecendo por melhor que seja a ferramenta escolhida.

Muitos dos softwares e programas são bem automatizados e eliminam a necessidade de fazer muitos inputs manuais, mas ainda assim temos pessoas nas pontas, e elas precisam saber exatamente onde atuar e como fazer melhor uso do sistema.

A equipe precisa estar engajada no entendimento de seu papel na informatização do processo.

Como vimos, há vários erros na gestão do estoque que podem levar a prejuízos. Portanto, faça um bom planejamento, torne o controle uma parte importante do seu negócio e atente-se aos impactos da má administração. Fique atento a todos os detalhes.

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